印刷コストを削減するにはどうすればいい？デジタル化を検討すべき？

2023年05月15日

近年、ペーパーレス化が進んでいますが、契約書・納品書・見積書などの書類を印刷する機会が多いのが現状です。紙離れをするには時間がかかり、印刷コストの削減を課題としているオフィスが多いでしょう。

本記事では、印刷コストを削減する方法について解説します。印刷コストを削減したい企業様は、ぜひ参考にしてください。

印刷コストを削減するためには、どのくらい印刷にコストがかかるのか把握しましょう。印刷機械により導入コストや契約形態が異なるため、確認が必要です。

例として、一般的な会社での印刷コストの相場を紹介します。月3,000枚ほど印刷をする場合で計算すると、リース契約は6万円程度かかり、年間にすると72万円ほどになります。

年間で72万円かかっていた印刷コストがなくなれば、設備投資や、新しいツールを導入して業務効率を上げられるでしょう。印刷コストを削減したことによって浮いた資金で何ができるのか、会社全体で考えていく必要があります。

多くの会社では、印刷コストが経費の多くを占めているのが現状です。経費のうち、印刷コストがどれくらいの割合を占めているのか把握して、会社全体で見直しをしていくべきでしょう。

印刷コストを削減するには、印刷方法を見直す必要があります。ここでは、下記の内容を解説します。

・モノクロ印刷にする
・両面印刷にする
・インクやトナーを節約する
・設定を縮小やページ集約にする
・別の印刷機械にする

複合機カウンター料金の相場は、モノクロは1円であるのに対してカラーは10円もかかります。カラー印刷は、モノクロ印刷と比較すると圧倒的に高額です。そのため、すべての資料をカラー印刷にしてしまうと、コストがかさんでしまうでしょう。

パソコンの印刷設定をデフォルトでモノクロ印刷にしておけば、間違えてカラー印刷にしてしまうのが防げます。カラー印刷にする必要がなければ、モノクロ印刷にするように心がけ、コストを削減していきましょう。

印刷方法を見直して無駄な印刷をなくすことにより、印刷枚数を削減できます。たとえば、複数のページを1枚で出力する工夫や、両面印刷を行うなどの設定にするだけで、印刷枚数を減らせます。

両面印刷は、印刷時の設定ですぐに対応ができるだけでなく、資料を半分に減らせるため持ち運びもしやすいでしょう。

毎回、印刷をしているとインクやトナーが消耗するため、これらのコストも削減したいところです。インクやトナーのコストを節約する際には、2つの方法があります。

1つ目は、まとめ買いや安価なリサイクルインクを使用するなど、1本あたりの価格を抑える方法です。2つ目は、専用ソフトを導入してトナーの使用量を減らす方法です。印刷の質を落とさないようにしてコストを削減できるでしょう。

A4用紙に印刷する必要がなければ、複数ページを1枚に印刷しましょう。印刷設定で、縮小やページ集約をすると、印刷枚数を減らせます。2枚の原稿を1枚の用紙にする際には「2in1」を選択し、4枚の原稿を1枚にまとめるなら「4in1」を選択して印刷ができます。

「2in1」「4in1」などを積極的に選択すると、コスト削減につながりますのでおすすめです。ただ、印刷物の文字が小さくなり、資料の内容がわかりにくくなってしまいますので、わかりやすさを考えたうえで印刷方法を選択するとよいでしょう。

印刷機械には、耐用年数などの寿命の目安があります。耐用年数が近ければ、新しい印刷機械の購入やリース契約をするのもよいでしょう。コスト削減に取り組む企業では、リース契約が終了した後に、レンタルプリンターサービスに切り替えるケースが増えています。

印刷コストを削減するには、別の印刷機械にするのもひとつの方法です。印刷機械の見直しは大きなコストがかかりますので、後悔しない選択をしましょう。

印刷コストを削減したいなら、デジタル化を検討すべきです。近年、多くの企業ではペーパーレス化を推進しており、会社専用のポータルサイトを設けてマニュアルを電子化しています。

たとえば、紙の資料の場合は、コピー機、印刷費用、インク代などがかかります。また、資料を配布する際にも人件費が必要です。

デジタル化すれば、多くの資料の印刷や発送の必要がなくなります。また、資料をなくすリスクが減るため、セキュリティ強化にもつながります。

デジタル化により、従業員が資料を探したりコピーを取りに行ったりする時間を減らせるため、作業効率も高められます。デジタル化をすると印刷コストを削減できる以外に、従業員の無駄な時間を削減でき、本来やるべき仕事に集中できるでしょう。

本記事では、印刷コストを削減する方法について解説しました。印刷をする際には、モノクロ印刷や両面印刷をして印刷コストを削減する方法がありますが、デジタルブックが最もコスト削減につながります。

デジタルブックであれば、インターネットを公開するだけで多くの人が閲覧できるので、印刷コストを削減できます。印刷コストを削減したいなら、デジタルブックを作成するのがおすすめです。