ペーパーレス化とは？効果や推進に役立つデジタルブックの特徴を紹介

ペーパーレス化は、企業のコスト削減や業務の効率アップにつながるため、積極的に取り入れる必要があります。

今まで紙で管理をしていたビジネス文書や会議資料を電子化するペーパーレス化は、社会全体で行うべきSDGs・環境保全にもつながるでしょう。今回は、ペーパーレス化できるものや効果から、役立つツールまで紹介します。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、今まで紙で管理していたものを電子化し、データとして活用・保存をすることです。ペーパーレス化は紙の使用料が減少するためコストの削減になり、オンライン上でいつでも確認ができるためメリットが多いでしょう。

そのため、ペーパーレス化は多くの企業が取り入れています。さらに、ペーパーレス化を行うのは、企業内部だけではありません。近年は、書籍の電子化や紙チケットが電子チケットになるなど、社会全体がペーパーレス化に向けて取り組みを行っています。

ペーパーレス化できるもの

ペーパーレス化として、紙で管理しているデータは電子化を行えます。

・ビジネス文書
・会議資料
・パンフレットやカタログ
・販促物

以上は紙での管理が必要なく、ペーパーレス化の対象です。企業がビジネスを進めるうえで大量に発生する文書や資料を電子化することで、コストの削減や業務効率化につながるでしょう。

ただし、以下の文書はペーパーレス化対象外です。

・船舶の手引書などの災害時や緊急時に閲覧する必要がある書類
・免許証や許可証などの現物性が高い文書

e-文書法や電子帳簿保存法では、以上がペーパーレス化対象外であるため注意しましょう。このように、ビジネスで使っているすべての紙類を電子化するというよりも、紙管理と電子管理を使い分けることが重要です。

ペーパーレス化の効果

ペーパーレス化の効果を紹介します。ペーパーレス化を行うことで、企業のコスト削減や業務の効率化だけでなく、日本の社会全体が取り組むべきSDGs・環境保全にも高い効果が期待できるでしょう。

コストの削減

紙による管理は、印刷・管理などのコストがかかります。さらに、内容変更が生じた場合は書き換え、再度印刷する必要があるため、プリンター印刷だけでなく人件費が生じるでしょう。

人件費は、少子高齢化や高スキル人材不足から増加傾向にあるため、労働人口を確保するために、不要な業務はできるだけ削減すべきです。

ペーパーレス化によるデータの電子化を行うことで、印刷・管理コストや人件費を抑えることができます。また、紙による管理は紛失や情報漏洩などのリスクもありますが、電子化によるデータの管理でリスクヘッジができるでしょう。

業務の効率化

企業は業務を進めるうえで、申請・稟議などさまざまな手続きが必要ですが、ペーパーレス化を行うことで生産性が上がります。たとえば、文書作成をする際に電子で行えば、誤字脱字や記入漏れなどの人為的ミスを減らすことができるでしょう。

電子化は書類の一部変更・修正にも対応できるため、効率よく作業を行えます。さらに、上司による承認作業も紙媒体と比べ、無駄を省くことができます。

書類の回覧や承認の際、オフィス・事務所に不在でも確認し承認ができるのは、業務の効率化であり電子化のメリットです。

SDGs・環境保全への貢献

ペーパーレス化の効果続いては、SDGs・環境保全への貢献です。SDGs・環境保全とは、2015年9月の国連サミットで採択された、2030年までに持続可能でよりよい世界を目指す国際指標のことであり、日本も積極的に取り組んでいます。

発展途上国や先進国が一丸となって取り組むものですが、ペーパーレス化はSDGs・環境保全につながります。

企業が使用する大量の紙を削減することにより、森林伐採を減らし、カーボンニュートラルに貢献するでしょう。SDGs・環境保全に積極的に取り組むことで、企業が社会的に果たすべき責任に対応することになります。

ペーパーレス化に役立つツール

ペーパーレス化に役立つツールを紹介します。おすすめのツールは、以下のとおりです。

・デジタルブック
・電子契約システム
・ワークフローシステム

紙で管理していた多くのデータを電子化させることで、業務の効率化につながるでしょう。

デジタルブック

デジタルブックとは、パソコン・スマートフォン・タブレットなどの機器で読むことができる、ウェブアプリケーションを指します。

同じようなもので電子書籍がありますが、デジタルブックとは特徴が異なります。デジタルブックはWebサイト上でメディアの閲覧ができますが、電子書籍は特定のデバイスやソフトウェアで閲覧するものです。

また、デジタルブックは印刷物やコンテンツ、テキストなどを抽出して読むことができるため、ペーパーレス化に貢献するメディアでしょう。

デジサクは、印刷用データをデジタルブックにするサービスを行っています。デジサクは納品件数3,000件を突破しており、低価格で利用できるため、ペーパーレス化の実現に一役買うでしょう。

電子契約システム

電子契約システムとは、インターネット上で電子ファイルに押印・署名ができるシステムで、紙の契約書に印鑑を押す代わりになります。

通常、紙で行っていた契約が電子化データで締結できるのは、コスト削減や業務効率化につながるでしょう。また、電子契約システムは署名とタイムスタンプで記録するため、コンプライアンス強化にもつながり、企業のリスクマネジメントになります。

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、電子的手段で業務の流れをモニタリングできるコンピュータソフトウェアです。業務のスピードアップと効率化を実現できるでしょう。

ワークフローはビジネスを進めるうえで重要です。紙ベースで行っていた業務を電子化するだけで効率化につながりますが、ルール順守・情報管理レベル向上効果も期待ができます。

まとめ

今回はペーパーレス化について紹介しました。ペーパーレス化とは、紙で管理していた情報・データを電子化させ、コストの削減や業務の効率化を目指すことです。また、ペーパーレス化を進めると、社会全体が取り組むべきSDGs・環境保全にも効果があります。

企業がペーパーレス化を進めるためには、デジタルブックがおすすめです。デジサクのデジタルブックは、低価格で印刷物のデータ化が可能なため、企業のペーパーレス化を促進できるでしょう。