マニュアルをデジタル化すると、キーワードや目次検索により、必要な情報を早く見つけられます。また、紙のマニュアルに比べ、配布や更新が容易で手間がかかりません。

しかし、パソコンやスマートフォンでマニュアルを管理したいと思っていても「操作できるか心配」「デジタル化の移行でどんなメリットがあるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、マニュアルをデジタル化するメリットとデメリットについて解説していきます。

マニュアルをデジタル化するメリット

近年、企業や組織ではマニュアルのデジタル化の採用が進んでいます。なぜなら、紙のマニュアルをデジタル化すると、内容が変更されても常に最新の情報が閲覧でき、社員全員が瞬時に共有できるからです。

最新のマニュアルをすぐに確認できるので、業務を正確に行えるのはもちろん、判断も早くなります。ここでは、マニュアルをデジタル化すると具体的にどんなメリットがあるのかお伝えします。

業務を効率化できる

紙のマニュアルは、印刷から製本、配布、更新、保管、管理までの業務をアナログで行わなければなりません。しかしデジタル化すると、すべての業務は画面上で簡単にできます。

また、誰でも均一的なマニュアルを効率的に作成できるほか、膨大な量のマニュアルでも分野別に整理して保存が可能です。必要なマニュアルはすぐに探して確認できるので、業務の品質が向上します。

コストを削減できる

紙のマニュアルは、印刷や製本、配布までに費用が発生します。マニュアルは、一度作ったら終わりではありません。業務内容に合わせて都度更新されるので、紙の場合は改訂のたびにコストが発生するのです。

一方、デジタル化すると運用に利用料金はかかるものの、印刷をはじめとする手間や諸費用はかかりません。また、コストの削減以外にも環境負荷が軽減できます。

場所や時間を問わず確認できる

外出先などでマニュアルを確認するとき、デジタル化されていると、場所や時間に関係なくスマートフォンやタブレットで閲覧できます。膨大なページ数のマニュアルを持ち運ぶ必要はなく、紛失の心配もありません。

また、インターネット環境があれば、いつでもどこでも同じマニュアルを複数人で閲覧できるので、テレワークにおいては大きな強みといえるでしょう。

読みたい項目をすぐに見つけられる

紙のマニュアルは、目的の項目を探すのにページをめくらなければなりません。しかし、マニュアルをデジタル化しておくと、キーワードを入力するだけで検索できます。

読みたい項目をすぐに見つけられるのは、手間がかからず便利でストレスの軽減につながります。新しく業務に就いた従業員や新入社員でも、簡単に検索して閲覧が可能なので、社内教育の効率もあがるでしょう。

管理しやすくなる

データはインターネット上で保存し管理され、不正アクセスからは厳格に守られます。ですので、セキュリティ面においても心配はありません。

デジタル化すると、担当業務別に特定のメンバーのみに限定した閲覧や、編集権限も特定できます。機能により管理がしやすくなり、業務の効率アップが期待されます。

マニュアルをデジタル化するデメリット

マニュアルのデジタル化は、メリットだけではありません。紙からデジタル化するには、手間や労力がかかります。

また、紙媒体に慣れていると、視認性が低下する場合もあるでしょう。ここからは、マニュアル化するデメリットについてお伝えします。

電子に慣れなければいけない

マニュアルをデジタル化すると便利ではあるものの、機能が多すぎて使いこなせない場合があります。従来のやり方に慣れている方にとっては、デジタル化をわずらわしく感じることもあるでしょう。

社内では、やり方を変えたくないと抵抗する声があがるかもしれません。デジタル化を導入する場合は、メリットや必要性を理解してもらい、導入後は使い方を指導しなければならない必要があります。

端末がなければ閲覧できない

デジタル化すると、場所を選ばず閲覧できるというメリットはありますが、そもそも、端末がなければ見ることができません。

社員全員がパソコンやタブレットを使えなければ、デジタル化する意味はないでしょう。また、ITに慣れている従業員に合わせるのではなく、誰でも簡単に使えるようにする必要があります。

企業は、端末を用意するなど閲覧環境を整備しなくてはならないため、多くの出費をともなうことになります。

複数ページを同時に参照できない

デジタル化したマニュアルを閲覧するには、スマートフォンやタブレットなどの端末を使います。端末のサイズが小さいと、マニュアルが見づらくなる可能性もあるでしょう。拡大すれば大きく見られますが、逆に全体は見られなくなってしまいます。

また、複数のページを同時に閲覧できず、ひとつの画面で確認できる情報が限られるため、ストレスに感じる方もいるかもしれません。

閲覧時には端末を2台使用したり、1つの画面に複数表示させたりと工夫が必要になり、デジタル化したことで逆に不便を感じる場合があります。

まとめ

この記事では、マニュアルをデジタル化するメリットとデメリットについて解説しました。デジタル化すると、コストの軽減や管理が容易になるほか、作業の効率化が上がります。

しかし、これまで紙のマニュアルを運用していた企業にとって、デジタル化のハードルは高く感じるかもしれません。

マニュアルをデジタル化しても、実際に使用する従業員が利用しにくいと感じるものなら意味がありません。誰もが必要に応じて機能を使いこなせるような、便利なツールを導入しましょう。