デジタルブックは、オフィス以外で働くテレワークでも実力を発揮しています。コロナ禍でテレワークが広く普及しましたが、オフィス以外の場所で仕事をするうえでの問題点も多くあります。

そんな問題を解決してくれるのが、デジタルブックです。膨大な資料やカタログをデータ化することで、自宅や電車内、出先でもさっと欲しい情報を確認したり、提示したりできます。

テレワークとは

テレワークとは、パソコンやインターネットなどの情報通信技術を活用し、オフィス以外で働くことを意味します。

テレワークは、従業員が出社しなくてもパフォーマンスが発揮できるよう、チャットやメール、テレビ会議ツールなど、さまざまな手段が用いられています。

新型コロナウィルスの感染が広がったことにより、多くの企業がテレワークを導入しました。現在では、業務の効率化や、従業員のライフワークバランス向上のために取り入れられています。

テレワーク導入の現状

テレワークはコロナ禍をきっかけに多くの企業に導入されましたが、パソコン業務やデジタル化の進んでいる企業の導入率が高く、それ以外の企業では導入に遅れをとっている現状もあります。

2021年に内閣府が調査した結果、情報通信業は78.1%以上がテレワークを導入しているのに対して、医療福祉分野では12.6%の導入に留まっており、業種による差があることがわかります。

また、テレワークを行うために必須であるWi-Fiなどのネット環境が自宅で整っていない人もいます。そのほかには、労働時間の管理、コミュニケーション不足や情報共有のしづらさなどの問題が挙げられるでしょう。

また、セキュリティ面での懸念や、膨大な資料や社外秘書類を持ち帰れずに業務が捗らない、などの問題もあります。システムやツールなどが活用され始めていますが、遅れをとっている企業もあります。

テレワークの種類

テレワークには、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス、ワーケーションなど複数の種類があり、企業はそれぞれ職種や業務の目的に合わせて導入しています。それぞれの働き方の特徴を見てみましょう。

在宅勤務

在宅勤務は、自宅を就業場所とする働き方です。在宅勤務をするには、自宅にネット環境とパソコンが必要です。

働く場所と生活の場所が同じため、仕事モードに切り替えるのが難しいところもありますが、通勤時間がなく、ライフワークバランスがとりやすいなどのメリットもあります。毎日ではなく、週に数回の頻度で取り入れる企業が多いようです。

モバイルワーク

モバイルワークは、仕事の移動中などにカフェ、ホテル、電車などで働くことを言います。ノートパソコンやスマホなどで社内データにアクセスしたり、顧客と連絡を取ったりします。

時間を有効活用できる点がメリットで、営業職などの外出や出張の多い職種の方に最適な働き方です。

サテライトオフィス

サテライトオフィスは、企業が用意した本社などから離れたところに作られたオフィスのことです。サテライトオフィスは、通常のオフィスと同じように働く環境が整っています。

営業拠点や従業員の住居近くにサテライトオフィスを設けることで、仕事の生産性を上げ、従業員のライフワークバランスを向上させる目的があります。

ワーケーション

ワーケーションは、仕事を意味する「ワーク」と休暇を意味する「バケーション」を掛け合わせた言葉で、観光地や帰省先などで余暇を楽しみながら仕事ができます。

普段働いているオフィスと違う場所で働くことで、創造性を豊かにして生産性を向上する狙いがあります。フリーランスの方や、デザイナー、ライターなどの職業の方に向いている働き方です。

デジタルブックが必要な理由

テレワークにデジタルブックを活用すれば、膨大な資料を自宅に持ち帰る手間や、重いカタログを持ち歩く必要もなく、仕事効率が上がります。テレワークでのデジタルブックの活用方法を詳しく見ていきましょう。

いつでも閲覧できるため

社内文書をデジタル化しておけば、デジタルブックでいつでも閲覧できます。在宅勤務で自宅から、移動中の電車のなかからもPCやスマホで見られ、知りたい情報をすぐに確認できることがメリットです。

たとえば顧客との商談の際、事前に想定していなかった情報を急に求められた場合にも対応でき、チャンスを逃す心配がありません。

クラウド版デジタルブックでは、デジタルブックの作成と閲覧も配信も可能です。利用人数の制限もなく、日本全国どの場所からでも閲覧できます。

データを送りやすいため

デジタルブックに社内資料をデジタル化しておくことで、データを送る際にスムーズなやり取りが可能になります。

紙の資料では、PDFにしてメールに添付するなどの手間が発生します。しかし、あらかじめデジタルブックに電子化しておけば、メールやチャットで簡単に資料を送れます。

Zoomなどでのテレビ会議では、デジタルブックを見ながらスムーズな打ち合わせが可能です。営業職の方の場合は、商談の際にも活用できるでしょう。商品カタログをデジタルブックに入れて顧客にURLを送れば、離れた場所からでも商品の提案ができます。

まとめ

デジタルブックは、オフィスに出社しないテレワークで大変役立ちます。膨大な資料をデータ化しておくことで、会議や打ち合わせ、顧客との商談の際にも相手に、スムーズに情報を提示できるからです。

データを送る際にもPDF化してメールに添付するなどの手間がなく、URLひとつで情報共有できます。この機会にぜひデジタルブックを導入して、業務を効率化してみてください。